Las oficinas se caracterizan por se un lugar específicamente dirigido al trabajo y a las actividades laborales. Independientemente de si la tarea realiza en ellas es técnica o creativa, la oficina debe proporcionar una condiciones adecuadas, ya que tiene que permitir que tú como trabajador desarrolles tu labor de forma cómoda. ¿Quieres saber cómo organizar una oficina? No te pierdas nuestros consejos para organizar una oficina y empieza a trabajar en un entorno favorecedor y motivador.
¿Cómo organizar una oficina? Recomendaciones básicas
Tener una oficina limpia y con todos sus elementos ordenados para que los empleados tengan un mayor nivel de productividad y estén más concentrados es posible. Pero, esto se verá influido por las características del trabajo y también por el tiempo que pases en ella.
A continuación, vamos a ofrecerte unos consejos básicos para organizar una oficina administrativa, más allá de que estos espacios cuenten con las reglas ergonómicas y del trabajo pertinentes, que de sobra se conocen.
Limpia la oficina y el escritorio
Parece un paso básico, pero lo cierto es que hay ocasiones en las que el trabajo y los papeles se acumulan y no se encuentra hueco ni para hacer limpieza de estos ni tampoco para la de la propia mesa.
Así, es fundamental deshacerse de todo aquello que realmente no necesitas dentro de tu oficina, estés en un centro de negocios, un coworking o en un despacho en tu propia casa. Echa un vistazo alrededor y piensa en lo que tienes y no usas.
De igual forma, coge todos aquellos artículos que se encuentren fuera de su lugar y ubícalos donde corresponde para poder encontrar cada objeto con mayor facilidad y en menos tiempo.
Organiza y determina áreas de trabajo
Como es de suponer, es muy importante saber qué clase de actividad se va a llevar a cabo en cada zona de la oficina. Lo normal es que incluya un área principal para trabajar, otra área para las estanterías y los archivadores y otra para el descanso o la alimentación.
De acuerdo con ellas, tendrás que organizar el mobiliario de forma que cada cosa se halle en el sitio correcto, según las veces que se utiliza o no.
«Una oficina ordenada ha de tener solo imprescindible y ha de estar limpia y ordenada»
Encuentra una etiquetadora multifunción para ayudarte a encontrar todo
Si utilizas una etiquetadora multifunción adecuada no solo te ayudarás a ti mismo a encontrar y a saber dónde está cada cosa, sino que vas a contribuir a que el resto de compañeros puedan ver rápidamente donde está el material de trabajo que necesitan.
Organiza los cajones y los cables
Organizar la oficina no se trata de guardar todos los objetos dentro de cajones, armarios o estanterías sin ton ni son. Es necesario colocar cada elemento en el lugar adecuado con el fin de llevar un orden.
Nuestra recomendación es que uses un cajón independiente para tus objetos personales. Así, no podrás decir que no encuentras algo o que lo has perdido, pues las cosas de uso habitual y de la misma categoría estarán en un lado y el resto en otro según tus necesidades.
A veces se olvida que el lío de cables del ordenador, de la tablet o del móvil logran que el caos se apodere de una oficina. Por ello, compra soportes de cable y elimina todo el desorden visual que se crea debajo y también encima del escritorio.
«Una oficina ordenada es sinónimo de buen funcionamiento y desempeño en el trabajo»
Coloca un tablón de anuncios y organiza las carpetas de proyectos
Una idea muy buena para no olvidar cosas es colgar un tablón de anuncios; es decir, un corcho o una pizarra de rotuladores para escribir las cosas más importantes.
Asimismo, ubica todos los documentos en carpetas o en archivadores para su correcto almacenado, pero también es importante tener una carpeta de progreso, que no es ni más ni menos que el lugar donde se incluyen aquellos proyectos en los que actualmente se está trabajando.
No te olvides de poner fecha, nombre y referencia a cada carpeta para un mayor orden. Y recuerda que no es necesario conservar documentos de forma indefinida, ¡marca también la fecha en la que es posible deshacerse de ellos! ¿Puedes almacenar cosas en formato digital? ¡Mucho mejor! ¡Hazlo y evita el uso de papel!
Añade toques personales para hacer más acogedora la oficina
Para que tu escritorio y tu oficina o espacio sea totalmente acogedor y facilite el trabajo – piensa que pasarás muchísimas horas en ella – tienes que hacerlo tuyo y estar muy cómodo, ¿cómo lograr adecuar una oficina a tu gusto? Pensando en ello precisamente: en tus gustos personales.
Incorpora fotografías de tu familia, detalles, objetos y todos aquellos elementos que te hagan estar feliz y motivado, ya que ello te ayudará a ‘estar como en casa’ y a concentrarte mejor.
¿Qué opinas de nuestros consejos para organizar una oficina? ¿Añadirías alguno? ¡Esperamos tu opinión en los comentarios!
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