Con la llegada de la pandemia de la Covid-19 se hace fundamental poder trabajar de forma autónoma desde cualquier parte del mundo en equipo. Aquí es donde entran en juego las herramientas colaborativas, ¡conoce qué son, su importancia a día de hoy en teletrabajo y para trabajo presencial y también los pros y contras de las más importantes!
¿Qué son las herramientas colaborativas?
Las herramientas de trabajo colaborativas son aquellas herramientas o sistemas que permiten acceder a ciertos servicios que facilitan la comunicación y el trabajo conjunto en cualquier ámbito, sin importar si dichas personas se encuentran reunidos o no en un mismo lugar físico.
Estas herramientas colaborativas son una de las mejores soluciones para llevar a cabo labores del trabajo, educativas y en cualquier ámbito, puesto que salvan el problema de la distancia y contribuyen al razonamiento, a la independencia, al autoaprendizaje y también al aprendizaje colaborativo.
¿Por qué usar una herramienta colaborativa para trabajar? Pros y contras
En la actualidad, tras los meses de duro confinamiento, la única manera de trabajar y de estudiar en equipo ha sido mediante alguna o varias herramientas colaborativas; ello ha implicado abordar por parte de las empresas una serie de tecnologías que quizás no tenían pensado considerar, pero tal es su importancia y las ventajas que conllevan que incluso en algunas de ellas se sigan usando aun con la vuelta al trabajo presencial.
Sin embargo, no todo es tan sencillo, existen decenas de aplicaciones software, programas y plataformas digitales para ordenadores y smartphones para agilizar el trabajo colaborativo y la elección de una u otra depende del tipo de proyecto, del nivel de procesos de la organización y de otras cuestiones similares.
Las herramientas colaborativas online sean gratuitas o no conllevan tanto beneficios como algún contra, ¡conoce las más destacadas a continuación!
Pros ✔️
- Ofrecen la posibilidad de trabajar a distancia y desde cualquier parte del mundo, por lo que es posible estar conectado y acceder a través de todo tipo de dispositivo en tiempo real, lo cual supone la superación de barreras de tiempo y espacio.
- Generan inmediatez, puesto que se accede con mayor facilidad y rapidez a toda la información almacenada que sea de interés.
- Favorecen el pensamiento crítico, la independencia, la responsabilidad individual y el lenguaje.
- Ayudan a generar conocimiento de coautoría.
- Contribuyen a la motivación personal y también a la concienciación de grupo y de equipo de trabajo.
- No solo benefician el trabajo en equipo, sino la gestión de proyectos de manera individual o independiente.
Contras ❌
- Como cabe esperar, utilizar herramientas de vía remota requiere ciertos conocimientos técnicos y una formación constante para estar actualizado.
En resumen, como ves, los beneficios son muchos más que los inconvenientes; de ahí que muchas herramientas colaborativas hayan llegado a las empresas y a los trabajos autónomos para quedarse.
Las 5 mejores herramientas colaborativas para teletrabajo individual y en empresa
La pandemia de la Covid-19 ha acelerado la implementación de herramientas colaborativas en todos los ámbitos, lo cual ha llevado a muchas empresas y autónomos a incorporarlas para poder seguir trabajando. A continuación, te comentamos cuáles son las mejores herramientas colaborativas para teletrabajar, ¡recuerda que todas ellas pueden usarse de forma independiente o combinarse según las necesidades de cada uno!
1. Zoom, la más novedosa
Zoom se ha puesto de moda en los últimos meses al permitir reuniones virtuales y conferencias de forma fácil y sencilla. Una de sus principales ventajas es su aplicación multiplataforma, que permite llamar o compartir pantalla, entre muchos otros usos desde Android, Mac, iOS o Windows incluso en redes 3G.
Así, deja compartir imágenes, mensajes de texto, documentos y en cualquier otro formato incluso desde la nube. Además, el soporte hasta 50 personas es gratis y posibilita que estas interactúen en tiempo real durante unos 40 minutos consecutivos, ¡descubre todo lo que puede ofrecer Zoom para tu empresa!
2. Trello, una de las más usadas en el mundo de la gestión de proyectos
Trello es una auténtica maravilla para quienes trabajan en equipo a distancia, pues una de sus principales funciones es la de organizar actividades. Con ello permite tener en línea un proyecto, a modo de área colaborativa, con opción de adjuntar archivos, poner comentarios o compartir tareas nuevas.
Asimismo, cuenta con un buscador, widgets y almacenamiento en la nube; todo ello personalizable, pero siempre con un intuitivo diseño minimalista facilísimo de usar. Te recomendamos empezar con la versión gratis, que además de ser muy robusta y cómoda, puede ser usada en varios ordenadores o dispositivos a la vez y por varias personas.
3. Slack, menos conocido pero igual de interesante
Slack es una plataforma que funciona como espacio de trabajo virtual a través de canales donde se concentran todos los mensajes, las herramientas y los archivos. Así, funciona como un chat en el que se pueden formar grupos públicos o privados. Estos pueden ordenarse por proyecto, por equipo o por cliente, entre otras maneras, mientras que los miembros pueden unirse (o salirse) cuando quieran.
Cada canal obecede a un tema, como es de suponer. Y los hilos de conversación permiten tener diálogos paralelos para no entorpecer la conversación principal del proyecto en cuestión. También cuenta con un cuadro de búsqueda y Slack permite acceder a todo el contenido de la aplicación integrando una gran cantidad de servicios de terceros, entre los que destacan Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello o Zendesk, entre otros.
4. Office 365 – One Drive, ¡para fans de Microsoft Office!
En este listado sobre herramientas colaborativas no podía faltar la suite cloud de Microsoft, que ofrece funciones básicas de su grupo de forma gratuita, a pesar que las más interesantes son de pago.
La suite aprovecha la popularidad de programas de Office como Word, Excel y Power Point. Aparte, cuenta con su propio servicio de almacenamiento en la nube: One Drive. Por eso, Office 365 es una buena alternativa si ya conoces Microsoft Office, puesto que este implementa el servicio en la nube. Aunque, ten en cuenta que para gestionar tareas muy potentes necesitarás Microsoft Project Online Professional, que es de pago.
5. G-Suite o Google WorkSpace, un conglomerado de aplicaciones de Google
G-Suite es una mezcla de aplicaciones de Google. Gracias a ella, que ahora se denomina Google WorkSpace, se puede compartir, interactuar y trabajar en equipo gracias al servicio en la nube. Y es que los servicios de Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Meet, Hangouts y Google Drive son de las herramientas colaborativas más usadas por todos.
Esta es una herramienta de trabajo colaborativo, no tiene una aplicación de gestión de tareas propiamente dichas. A pesar de ello, la facilidad para interactuar mediante documentos de texto, hojas de cálculo, chats, foros, formularios o videoconferencias hace que sea una de las más elegidas para trabajar en equipo. Los servicios de G-Suite son gratis en su paquete básico y usarlo es tan fácil como crear una cuenta de correo electrónico de Gmail. ¡Así de simple!
Conclusión sobre el trabajo con herramientas colaborativas
Para lograr la mayor productividad en el trabajo debes saber gestionar los proyectos y las tareas de manera efectiva; ello pasa por una mejor organización, pero también por el uso y la implementación de herramientas digitales que contribuyan a agilizar dicho trabajo.
¿Qué te han parecido las herramientas colaborativas aquí mostradas? A nosotros nos funcionan a las mil maravillas, ¡cuéntanos tu experiencia en los comentarios y también expón cualquier duda que tengas al respecto!