Oficinas virtuales para emprendedores y empresas: qué son, cómo funcionan y otros datos interesantes

¿Oficina virtual? Si alguna vez has escuchado este término tan extendido por Europa, pero no sabes qué es o en qué consiste exactamente, este artículo te interesa. A continuación, vamos a comentártelo todo sobre las oficinas virtuales para emprendedores y empresas, ¡aprovéchate de sus servicios!

¿Qué es una oficina virtual?

> Una oficina virtual es aquella que permite la domiciliación de una empresa en una dirección. Además, ofrece una serie de servicios muy interesantes, como si se tratara de una oficina física.


¿Para quién es una gran opción tener una oficina virtual? ¡Para emprendedores, freelancers y empresas!

¿Qué necesitas para poner en marcha tu proyecto? ¿Necesitas una oficina para desarrollar tu actividad o solo una domiciliación social, fiscal y comercial para tu empresa? ¿Requerirás a una persona que atienda a tus visitas y a tus clientes por teléfono?

Evidentemente, y como es de esperar, las necesidades de todos los emprendedores no son las mismas, por lo que ello va a depender de tus necesidades, de tu perfil y de tu situación.

Aun con ello, para hacerte más fácil saber si este tipo de oficina es para ti o no, mira estos tips, ¿con cuál te sientes más identificado? ¡Si te sientes afín a cualquiera de ellos es que necesitas una oficina virtual para emprender!

Situación 1️⃣. Trabajas desde casa y necesitas una ubicación diferente para tu negocio

Esta es una de los casos que más se suelen dar: eres teletrabajador, tienes una empresa y no quieres que la dirección de casa sea la misma que la de tu negocio.

Pues bien, con una oficina virtual no solo vas a separar tu vivienda de la ubicación de tu actividad sino que también podrás abrir un perfil de Google My Business para marcar como lugar físico de tu empresa la dirección de tu oficina virtual.

Situación 2️⃣. Necesitas una secretaría virtual ante tu ausencia

Si tal vez estás de vacaciones o necesitas desconectar y a la vez no perder las llamadas, cartas y mensajes de tus clientes, no hay nada mejor que una oficina virtual con opción a secretaria virtual, ya que esta cogerá todos tus recados.

Situación 3️⃣. Pasas mucho tiempo viajando por trabajo

Si es importante para ti tener un lugar donde centralizar tanto tus operaciones como las numerosas llamadas, mensajes y paquetes que recibes, ¡elige una oficina virtual! Para quienes pasan mucho tiempo viajando no existe mejor opción.


¿Cómo funciona una oficina virtual?


Ventajas de las oficinas virtuales

✔️ Todo en un mismo lugar

Quizás este es uno de los beneficios más importantes para un emprendedor, ya que tener una oficina virtual va a centralizar tu empresa y va a hacer que optimices tu tiempo y tus recursos, lo cual te hará vivir más tranquilo y concentrado en lo que de verdad importa.

✔️ Ahorro de tiempo

Parecerá una tontería pero lo cierto es que se pierde mucho tiempo en responder llamadas, recepcionar cartas y recoger paquetes. Con una oficina virtual se ahorra mucho tiempo que puedes destinar a la gestión de tus proyectos o a tu descanso; ambas cosas igual de importantes.

✔️ Tranquilidad de saber que no vas a perder información ni clientes

Tanto si estás empezando como si ya llevas tiempo con tu negocio es posible que estés ante una gran cantidad de trabajo. Ello hace que pienses que puedes perder clientes porque no puedes atenderlo todo. Esto no ocurre con un servicio virtual, dado que otra persona se encargará de ello.

✔️ Menor inversión, ahorro en costes

Cuando estás empezando un negocio, las oficinas virtuales para emprendedores pueden ayudarte a crecer mucho sin tener que invertir mucho dinero en cosas como alquilar una oficina tradicional o comprar muebles corporativos.

Piensa que las ganancias pueden llegar a ser similares o mayores a las que se asumen con los costos habituales de un negocio que empieza a arrancar.

✔️ Proyección de una imagen corporativa a otras empresas y clientes

Las oficinas virtuales suelen estar ubicadas en distritos o zonas importantes de las ciudades, por lo que ubicar tu empresa en un lugar de prestigio hará que tus clientes y el resto de empresas la asocien con una marca importante.


Desventajas de las oficinas virtuales

❌ Dependencia total de Internet

Sin duda, esta es una de los inconvenientes de contratar una oficina virtual como emprendedor. El Internet es crucial para la correcta comunicación de tus colaboradores y para la realización de las tareas del día.

❌ Falta de coordinación del equipo

Aunque no suele ocurrir, en personas inexpertas o sin experiencia, la coordinación del equipo puede volverse una acción algo complicada. Para que esto no pase, debes conocer muy bien al personal de la oficina virtual.


Tipos de oficinas virtuales, características y pros y contras

👉 Oficina virtual con todos los servicios: atención telefónica, recepción de correo y paquetería, etc.

Con esta modalidad, tendrás a tu disposición a personal en un horario de oficina que conteste todas las llamadas, atienda a tus clientes, realice informes, pase recados y se encargue del servicio al cliente.

👉 Oficina virtual con domicilio fiscal

Tener un domicilio fiscal es imprescindible para darte a conocer como una empresa formal, dado que ello ayuda a no parecer una empresa fantasma o fraudulenta y también a no generar desconfianza.

Además, de esta manera, mantendrás tu trabajo dentro de la legalidad vigente y evitarás problemas con Hacienda. También podrás generar facturas con el domicilio fiscal, estar dado de alta y tus colaboradores estarán asegurados, aparte de contar con todos sus derechos como trabajadores.

👉 Oficina virtual con atención telefónica

Esta opción es similar a la oficina virtual con recepción de correo y paquetería, pues ofrece personal a tu disposición en un horario de oficina y dentro de un espacio fijo que se dedicará a contestar todas las llamadas de tus clientes, sea cual sea el tipo de información o cuestión que necesiten.

👉 Oficina virtual con espacios físicos

Esta modalidad es una de las más demandadas y solicitadas en la actualidad, ya que los emprendedores pueden hacer reuniones de trabajo con sus clientes y colaboradores como si se estuviera en una oficina tradicional. Además, estos lugares suelen contar con espacios de trabajo totalmente adaptados, tales como escritorios o sillas.